用好Windows电子邮件通讯簿 |
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| 2004-05-24 朱从旭 |
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收发电子邮件是人们使用网络的一项经常性工作。拨号上网的人们可能深深体会到时间就是金钱的含义，因此对于经常大量收发邮件的人来说，提高邮件的收发效率和速度就意味着节约网费。然而，在硬件环境条件一定的情况下，为了更好地高速高效收发电子邮件，邮件通讯簿的作用不能忽视。
1.善用通讯簿的导入、导出功能
以大多数人使用的OE和Foxmail为例，它们的通讯簿内容均可导出为.csv的文件。这种文件不仅可用Excel打开，也可用任何文本编辑软件编辑、修改；而且.csv文件能够很快地被OE和Foxmail导入；并且，该文件体积很小又便于软盘携带。
首先，你可从OE中导出一个*.csv的通讯簿文件做样板，*.csv通讯簿文件的格式由“姓名”、“电子邮件地址”、“职务”等项目组成。如果你仅用它来发电子邮件，可以只输入“姓名”、“电子邮件地址”这两项的内容。每一个联系人的内容占一行，每行各项内容用“，”号隔开，最后一项的后面没有“，”号。不输入内容的项留空，但分隔符“，”号不能省。这样，以样板文件为基础，一旦有新联系人要添入通讯簿时，要添加几个联系人只要在文本文件的最后直接添加即可。对于有大量新联系人的信息要加入通讯簿时，用这种编辑方法更节省输入工作量。修改了含联系人信息的*.csv文件，你只需在OE或Foxmail下将*.csv文件内容导入通讯簿即可。这个*.csv文本文件的容量很小哦。
2.将邮件地址由域名改为IP地址
为加快电子邮件收发速度，我们可以将远程主机的域名改为IP地址，这样可以节省域名翻译时间。首先，可将收发邮件的服务器域名改为IP地址，这个工作比较简单：用ping命令获取服务器域名的IP地址，然后将邮件账号的属性中的POP3服务器和SMTP服务器做相应的修改即可。
为了进一步省时省费，我们甚至可以将你所有联系人的E-mail地址也改为IP地址形式。我们知道，人们通常使用的E-mail地址形式是“用户名@主机域名”，然而计算机并不直接识别这个地址，要通过域名服务器将主机域名翻译为IP地址后才能进行邮件发送。其实我们也可以采用“用户名@[IP地址]”形式的E-mail地址来收发邮件，这样做进一步缩短了每次发送邮件的时间。
这里，笔者向你介绍一种巧妙的办法，它利用了DOS批处理命令的快捷性和Office编辑软件的一些编辑技巧来助你快速修改邮件地址。具体操作是：
(1)先将通讯簿导出成一个*.csv文本文件，文件名可取为“通讯簿范例1.csv”。
(2)先用Excel打开“通讯簿范例1.csv”文件，删掉表头第一行；再将第一列所有单元格的内容改为“ping”；再在第三列所有单元格中输入“>>E:MyDocmyIP.txt”。顺便说一下，这里的“>>”就是DOS中的一个输出重定向符号，它的作用是将DOS命令的结果输出到“>>”后面的文件中保存，而且每个命令的输出结果自动添加在文件已有内容的后面。假设通讯簿中只有用户名为user1、user2和user3的三个联系人(其邮件服务器分别为263.net、163.net及21cn.com)，于是，此通讯簿文件的内容在Excel中就被修改成如表1形式。
再利用Excel的“查找和替换”命令将“@”及其前面的内容删掉，然后将文件另存，如改名为“MyPing.csv”，退出Excel后并将文件扩展名改为“.bat”，这样，我们就得到了一个DOS批处理文件MyPing.bat。
(3)运行上述批处理文件。这样，各E-mail地址中的主机域名和对应IP地址都被输出保存到文件myIP.txt中了。
(4)再用Excel打开“通讯簿范例1.csv”文件，将邮件地址中的域名替换为相应的IP地址，得到文件内容如表2。
(5)在邮件软件中打开通讯簿，将上述所得数字型地址的“通讯簿范例1.csv”文件重新导入。这时，邮件通讯簿中的E-mail地址就全是数字地址了；从此以后你给通讯簿中的联系人发邮件时速度就会更快，无形中将为你节省不少网费。
3.建立邮件组以实现邮件群发
在OE和Foxmail中都能创建多人分发组。创建分发用户组使你能够在邮件的“收件人”栏里只输入一个名字就能够把同一封邮件发给许多人。这对于要将同一份通知发给许多人时特别有用。例如，你可以建一个名为“meet”的组，里面放上所有会议成员的地址，然后只要给“meet”组发一封开会通知信，就可以轻松地通知到每一个成员来开会。下面是组的创建方法：
单击工具条上的“通讯簿”按钮，在对话框中单击“新建组”按钮，在“属性”对话框中输入一个简短的说明性名称，如meet，这是发邮件给组内人员时要在“收件人”栏里输入的内容。要添加已在通讯簿中的成员，单击“选择成员”并从列表中选出他们的名字；要添加不在通讯簿中的成员，单击“新联系人”然后输入那个人的信息。添加完所有成员后，单击“确定”结束。
以上都是通讯簿中一些实用的小功能，熟练运用能够大大提高收发邮件的速度，快去试试吧。
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